[١] أهمية الرسائل الإدارية تعد الرسائل الإدارية [٢] من العناصر المهمة التي يجب أن يتقنها كل موظف حتى يُصبح محترفًا في عمله، ومن الممكن أن تحتوي الرسائل الإدارية على الكثير من المواضيع المهمة التي يتبادلها الأشخاص، حيث من الممكن أن تكون مبعوثةً من داخل المؤسسة أو من الممكن أن تُبعث لطلبات التوظيف أو لطلب منحة مثلًا، ومن هنا تبرز أهمية تعلّم كيفية كتابة الرسائل الإدارية بطريقة متقنة ومهنية، فهي العنصر الأساسي للقبول أو الرفض من قبل المدير أو المؤسسة، ويجب أن يظهر بها الاحترام واللّباقة من الشخص المرسل كي تُعطي انطباعًا أوليًّا جيّدًا عنه. كيفية كتابة رسالة إدارية من المهم جدًا معرفة كيفية كتابة رسالة إدارية، حيث يستخدمها جميع الموظفون في جميع الشركات حاليًا، وعادة ما تُرسل هذه الرسائل من خلال البريد الإلكتروني ، ولكي تكون هذه الرسائل جيدة لا بدّ من معرفة كيفية كتابة رسالة إدارية: [٣] العنوان: يُوفّر البريد الإلكتروني خاصيّة العنوان في خانة مستقلة، ويجب توضيح محتوى الرسالة باختصار في العنوان وبطريقة رسمية وواضحة وبيان الغرض الأساسي من الرسالة. التحيّة: تُدرج التحية بعد كتابة عنوان الرسالة، وتكون على شكل مقدمة بسيطة ورسمية وتعرف مستقبل الرسالة بالمرسل وتفاصيل عمله وتُوضّح المنصب الذي يستلمه المرسل في العمل.
إذا أردت النجاح في التواصل الفعال مع الجهات الرسمية بتقديم طلب عمل أو شكوى، أو أردت أن تتواصل بطريقة مؤثرة منخفضة التكلفة والمجهود مع موظفيك و رؤسائك أو من يهمه الأمر في الفضاء الرسمي للهيئات والمؤسسات عليك أن تتعلم كيف تنشئ رسالة إدارية جيدة تستوفي كل الشروط الواجب توافرها حتى تؤدي الغرض المرجو منها، في هذه المقالة من خلال موقع الموسوعة نتعلم كيفية كتابة رسالة إدارية ناجحة، نتعلم كذلك الفرق بين أنواع الرسائل الإدارية المختلفة وشروط يجب توافرها في جميع أنواع الرسائل الإدارية. كيفية كتابة رسالة إدارية تتكون الرسالة الإدارية بصورة إجمالية من عدة مكونات ثابتة تتعدد أغراض استخدامها تبعًا لأنواعها المختلفة، مثل الاسم والتاريخ واسم المرسل والمرسل إليه، والتحية وبينهما صلب موضوع الرسالة، وفيما يلي نعرض كيفية كتابة رسالة إدارية: أولا يوضع تاريخ اليوم. بعدها يوضع اسم المرسل إليه، سواء كان شخصًا كالمدير العام أو مدير الصيانات أو الإدارة المعنية بالصيانة. يلي ذلك التحية الطيبة المناسبة. بعد ذلك يكون هناك صلب الموضوع، ويتم عرضه بأسلوب علمي دقيق عن المشكلة وآثارها ونتائجها على المؤسسة. كيفيه كتابه رساله طلب عمل. بعدها نتحدث عن الموضوع،عن أهمية الطلب سواءً كان للعمل أو لحل مشكلة، أو لأهمية تلك الصيانة والمعدات أو الآلات الواجب صيانتها والتعديلات والتوصيات المقترحة لمعالجة هذا الأمر.
تتنوع كتابة الرسائل تنوعًا كبيرًا، والتي تستخدم في الكثير من الأعمال في حياتنا اليومية، فمنها ما يُكتب للأغراض التعليمية، والأعمال التجارية، والأعمال الفنية، والعلاقات الشخصية، والكثير من الأمور ذات الصلة الأخرى، وبما أن كتابة الرسائل ترتبط ارتباطًا وثيقًا بكتابة المُحتوى، لذا سنقوم في هذا المقال بالتحدث عن بعض قواعد كتابة الرسائل ، والتي هي جزء لا يتجزأ من قواعد كتابة المقال. كيفيه كتابه رساله لصديق. تحديد نوعية الرسالة: يجب أولًا قبل كتابة الرسالة أن تقوم بتحديد الجهة أو الشخص الذي سيقوم باستقبال الرسالة وعليه نحدد نوع الرسالة، فمن البديهي أن يختلف الأمر إذا وجهت رسالة لشخص ما، سواء كان صديقًا أو زميل عمل، عن إذا ما تم توجيه الرسالة لمؤسسة رسمية أو جهة حكومية، مُحتوى الرسالة الموجهة إلى مؤسسة رسمية، سواء تعليمية أو صحية أو إدارية يتضمن طابعًا رسميًّا في الكتابة. أما إذا كانت الرسالة موجهة إلى شخص قريب أو صديق فلا يشترط الطابع الرسمي عند كتابة الرسالة، فيمكن أن يتضمن كتابة نصوص الرسالة بعض الجوانب العاطفية مثلًا. كتابة التاريخ: من الأمور الهامة التي يتجاهلها البعض عند كتابة الرسائل هي أنه ينسى أو يتجاهل كتابة التاريخ في أول الرسالة، فيجب كتابة التاريخ، سواء كانت الرسالة رسمية أو غير رسمية، وبالطبع الأمر يختلف عند كتابة رسائل البريد الإلكتروني لأنها تكون مؤرخة بطريقة تلقائية، وكتابة التاريخ يجب أن يكون واضحًا وفي أعلى الرسالة، سواء في الجانب الأيمن أو الجانب الأيسر من الرسالة.
ثم تنتهى كذلك بتحية طيبة. في نهايتها يكون التوقيع الشخصي. الرسالة الإدارية العامة هي الرسالة التي تستخدم لمد أواصر التعاون والترابط بين أعضاء المؤسسة الواحدة، تنقسم تلك إلى رسائل عامة لجميع المنتمين إلى تلك المؤسسة أو تكون إلى قسم مُعين فيها، أو قد تكون بين هيئة وأخرى تنتميان لنفس الحيز الجغرافي أو نفس نوعية الأعمال وتهدف للمصلحة المشتركة، والنموذج التالى هو الشكل الأبسط والأكثر فعالية للرسالة الإدارية العامة: يتم كتابة اسم المؤسسة أو الهيئة. تاريخ إرسال الرسالة. اسم المرسل إليه، عادة ما يكون مدير الهيئة المرسل إليها الرسالة. التحية وتقديم الود والسلام. ثم يضاف موضوع الرسالة بشكل منسق سهل الفهم وبسيط الألفاظ، مع توضيح المطالب والهدف من الرسالة. نهاية الرسالة التي يجب أن تتضمن تحية لقارئها. اسم الموظف أو الهيئة التي أرسلت الرسالة. كيفية كتابة رسالة إلى تفتيش العمل. الرسالة الإدارية الدائرية هي نوع من أنواع الرسائل الإدارية الهامة، تقوم الهيئة أو المؤسسة بإرسالها إلى العديد من الجهات في نفس الوقت. غالبًا ما يكون الهدف منها هو إعلام الجمهور أو الأشخاص والهيئات التي تتعامل معها المؤسسة بأمور طارئة هامة. مثل التغييرات في الإدارة أو كبار الموظفين، أو افتتاح فروع جديدة وإضافة عروض وخدمات حديثة، كذلك الاكتتابات وإصدار أسهم جديدة.
أطلقت وزارة العدل خدمة جديدة تسمح للمحامي والوكيل والممثل النظامي بتقديم طلب إعادة النظر في قضية مشطوبة عبر بوابة ناجز ، وبشكل إلكتروني كامل دون الحاجة لمراجعة المحكمة. وتهدف الخدمة التي كانت في السابق متاحة فقط للطرف الأصيل في الدعوى وهو المدعي، إلى تسهيل إجراءات التقاضي على أطراف الدعوى، وإتاحة جميع طلبات التقاضي إلكترونياً، وتوفير الوقت والجهد على المستفيدين. وتواصل وزارة العدل سعيها لتطوير وتحسين خدماتها العدلية الإلكترونية، مما يغني المستفيدين عن زيارة المرافق العدلية، وذلك من خلال بوابة ناجز الإلكترونية التي تقدم أكثر من 125 خدمة، بهدف تمكين المستفيدين من الحصول على الخدمات بكل سهولة ويسر وبطرق مبسطة تغنيهم عن الزيارات الميدانية لتوفير الوقت والجهد.
أعلنت وزارة العدل، إتاحتها خدمة الاستعلام الإلكتروني للمواطنين والمقيمين، عن أي إقرار صدر منهم أو لهم، عن طريق كتابات العدل أو الموثقين، وذلك عبر خدمة (إقراراتي) في بوابة الخدمات العدلية الإلكترونية (ناجز). وأوضحت الوزارة أن المستفيد يستطيع التأكد والاطلاع على جميع الإقرارات الخاصة به والصادرة من كتابة العدل أو الموثقين لضمان حقوقه, مبينا أن الخدمة تشمل إقرارات التنازل الكفالة، تغيير الاسم، التنازل عن الجنسية، إقرار بالدين، استلام مبلغ مالي، وقسمة تركة بالتراضي. تسجيل وفسخ الوكالة إلكترونيًّا.. «ناجز» تحدد الخطوات والشروط. وأفادت الوزارة، أنه يمكن الاستفادة من الخدمة بالدخول إلى خدمة إقراراتي في قسم الوكالات والإقرارات في بوابة ناجز. وتأتي الخدمة، ضمن التحول الرقمي الذي أطلقه معالي وزير العدل رئيس المجلس الأعلى للقضاء الشيخ الدكتور وليد بن محمد الصمعاني في قطاع التوثيق، وأتاح مجموعة من الخدمات للمستفيدين، أهمها إصدار الوكالات الإلكترونية وهي خدمة تلغي الورق، إذ إن المستفيد غير مضطر لزيارة كتابات العدل للحصول على وكالته، التي ستصله على رقم جواله المسجل في بوابة "أبشر".
كشفت وزارة العدل عن إجراء أكثر من 1. 8 مليون عملية توثيق عبر بوابة ناجز () خلال الربع الأول من العام الجاري 2022. وأوضحت الوزارة أن الوكالات والإقرارات تصدّرت القائمة بأكثر من 1. 3 مليون عملية، ثم فسخ الوكالات بـ284 ألف عملية، ثم توثيق الحالات الاجتماعية بـ66 ألف عملية، فيما بلغ عدد عمليات عقود الشركات تسعة آلاف عملية. وكانت وزارة العدل قد أعلنت مباشرة الإسناد المركزي للتوثيق تدقيق ومصادقة نحو 256 ألف طلب خلال الربع الأول من العام الجاري 2022، من بينها نحو 55 ألف عقد زواج، وأكثر من 17 ألف خدمة لتسجيل حساب المنشآت. وأشارت الوزارة إلى أن الإسناد المركزي للتوثيق يهدف إلى دعم التحول الرقمي لكامل الخدمات التوثيقية، وإيجاد مركز موحد لعمليات التوثيق، باتباع منهجية موحدة لجميع الخدمات التوثيقية الإلكترونية، وتبنّي التقنيات الداعمة للأنظمة الذكية التوثيقية، وحوكمة الإجراءات المتبعة في الخدمات التوثيقية الإلكترونية.