رابعاً: المجموعة المستندية تعتمد المحاسبة بصفة عامة على مبدأ الموضوعية عند إثبات العمليات المالية فلا يتم تسجيل أي عملية مالية إلا بناء على مستند يؤيدها و كذا الحال أيضا فى نظام التكاليف فإنه يثبت أيضا العمليات المالية الخاصة بالتكاليف و لكن بشكل تحليلي و إيضا بناء على مستند يؤيد حدوث تلك التكلفة, و هذة المستندات قد تكون فاتورة شراء المواد أو إذن صرفها أو كشف الأجور أو فاتورة كهرباء. المستندات و هذة المستندات فى الغالب يعتمد عليها نظام الحسابات المالية فيثبت العملية بشكل إجمالي كما تنتقل لنظام التكاليف, بطريفة أو بأخري, ليثبتها أيضا نظام التكاليف بصورة تحليلية, و يمر أي مستند بدورة أو خط سير محدد وفقاً لنوعية و كيمة البيانات التي يشتمل عليها و الجهات التي تسفيد منه, و بأعتبار أن كل عنصر تكلفة يختلف عن غيره فى طبيعته و كيفية و منبع حدوثه لذلك تختلف الدورة المستندية من عنصر لأخر و تختلف أيضا النسخ التي يتم إعدادها من المستند حسب طبيعة العنصر و الجهات المستفيدة منه. و يجب مراعاة الدقو عند أعداد تلك الدورات المستندية لأنها تعتبر من ناحية إثباتا لحدوث و حركة عنصر التكلفة داخل المنشأة كما تعتبر من ناحية أخري بمثابة رقابة على العنصر حيث يراقب كل إجراء على الإجراء السابق له.
العناصر و الغرض من إعداد دليل لتلك العناصر بأنواعها الرئيسية و الفرعية هو حصر و تحديد تلك العناصر التي تتحملها المنشأة لتأدية أنشطتها ثم لسهولة التمييز بين العناصر الرئيسية و الفرعية عند تسجيل و تحميل التكاليف و يعد هذا الدليل على أساس رقمي بحيث تظهر فيه المجموعات الثلاث كمجموعات رئيسية و ما بتفرع منها يأخذ أرقاما فرعية و تحليلية. ثانياً: دليل مراكز التكاليف يمكن تعريف مركز التكلفة بأنه "دائرة نشاط" تتعاون فيها و تتفاعل عوامل الإنتاج (عناصر التكاليف) مع بعضها البعض لإنتاج منتج أو لتقديم خدمة أو للقيام باختصاص معين. و تتعدد مراكز التكاليف و تنتوع بحسب حجم و طبيعة نشاط المنشأة محل التطبيق, و غالباً ما يتم الاعتماد على الهيكل أو الخريطة التنظيمية لتكون الأساس فى تحديد عدد و مسميات تلك المراكز. و لكن قد يزيد أو يقل عدد تلك المراكز عن عدد المستويات الوظيفية فى الخريطة التنظيمية حيث أن التوسع فى عدد المراكز أو التقليل منها يحكمه عدة متعيرات أهمها: 1- مدي التفصيل فى البيانات و المعلومات التي تطلبها الإدارة من نظام التكاليف تكلفة التوسع فى عدد المراكز مقارنة بقيمة المعلومات الناتجة عن هذا التوسع أثر دمج المراكز أو فصلها على دقة بيانات التكاليف.
ثالثاً: دليل وحدات النشاط وحدة النشاط هي الوحدة التي قامت المنشأة من أجل إنتاجها أو تقديمها كخدمة, و هذة الوحدة بهذا المعني إنما تعني وحدة النشاط الرئيسية على مستوي المنشأة ككل أو هي تمثل أخر وحدة نشاط فى سلسلة وحدات النشاط الفرعية التي تشتمل عليها الأنشطة الفرعية التي تنتج فى أخر السلسلة وحدة النشاط الرئيسية التي يتم بيعها أو تقديمها للمستهلك النهائي. تتنوع منتجات وحدات النشاط و بالطبع فإن هذا الدليل يكون مطلبا ملحا عندما تتعدد و تنتوع منتجات (وحدات النشاط) المنشأة, فقد يكون عدد المنتجات كبيرا ويشتمل كل منتج على تشكيلة من الأحجام أو الأشكال أو الألوان مما قد يجعل من الصعبة على المنشأة أن تحصرها أو تميز بينها بسهولة بدون دليل رقمي لكل منتج رئيسي و لكل مجموعة فرعية كما أن الدليل الرقمي يسهل عملية تحميل كل منتج بالتكاليف التي استفاد منها مباشرة مثل المواد الخام أو بطريقة غير المباشرة من خلال مروره بمراكز الإنتاج التي استفاد منها. ووحدة النشاط تختلف من منشأة لأخري فقد تكون أمر التشغيل فى نظام تكاليف الأوامر و قد تكون المقاولة أو العقد فى صناعة المقاولات و قد تكون وحدات الإنتاج فى نظام المراحل ذو الإنتاج المستمر.