وإذا أردنا وضع تعريف اصطلاحي للتوثيق. فيمكننا القول بأنه عبارة عن عملية كتابة مجموعة من المعلومات الخاصة بالتعريف بأمور حقوقية تتبع للملكية الفكرية للكاتب الأصلي. وعملية التوثيق لا تٌفهم إلا بفهم العديد من المصطلحات الأخرى وهي الملكية الفكرية والاقتباس. وهذا ما سنتناوله في الفقرة القادمة والتي تليها. مفهوم الاقتباس من المراجع: اقتبس الشيء أي أخذ الشيء، وقولنا اقتبس من شيء يعني أخذ جزء من ذلك الشيء. وعندما نربط كلمة الاقتباس بالمراجع يصبح لدينا عملية مفهومها أخذ شيء من المراجع. حيث أن أي معلومة يتم أخذها من المراجع حتى ولو كانت بمقدار كلمة واحدة تسمى اقتباساً. وضعها قاعدة لديك أن كل اقتباس في البحث يتطلب من الباحث إجراء عملية توثيق له بكتابة كامل المعلومات التعريفية والصحيحة. الملكية الفكرية... مصطلح مهم لفهم طريقة كتابة المراجع في البحث العلمي: الملكية كمصطلح هي عبارة عن تملك شيء ما وإدخاله في الأمور الشخصية لشخص ما، والفكرية كمصطلح أيضاً تفيد بأن الشيء ناتج عن التفكير وعن العقل وليس بشيء مادي، والملكية الفكرية هي عبارة عن حقوق خاصة بالمؤلفين حيث تنسب بموجبها الكتابات إلى كتابها الأصليين.
ملاحظات هامة جداً لابد أن تقرأها حول طريقة توثيق وكتابة المراجع APA من الإنترنت هذه الملاحظات تعتبر استكمالاً لمعلومات السابقة، حيث أن كل نقطة من النقاط التالية هي بمثابة معلومة مكملة لشيء تطبيقي في التوثيق بنظام APA: في نظام APA في حالة تم تكرار نفس المرجع فإنه لا يشترط كتابة اسم المؤلف كاملاً، بل نكتفي بكتابة اسم العائلة فقط. وأيضا إذا كان المرجع نفسه مكرر (ونقصد هنا بمكرر أنه تم الاقتباس منه أكثر من مرة)، فيتم ذكر عائلة المؤلف فقط وكتابة (مرجع سابق) بدل من كتابة عنوان المرجع. في حال تم تكرار المرجع بشكل مباشر دون وجود أي مرجع فاصل بين التكرارات، فيكتب في المرة الأولى التوثيق كاملاً ثم في المرات المتتالية نكتفي فقط بكتابة (مرجع سابق) دون كتابة أي شيء آخر. في قائمة المراجع لا شيء اسمه مرجع مكرر، فالمرجع يتم توثيق مرة واحد فقط، و كذلك الأمر إذا تكرر اسم المؤلف في عدة مراجع، أيضا يلزم كتابة اسم المؤلف كاملاً (الشخصي والعائلة) في كل مرجع من المراجع. يمكن أن يتم كتابة المصدر المترجم وفقاً للترجمة الحرفية، بمعنى كتابة اسم المؤلف باللغة العربية. و كذلك كتابة عنوان المادة باللغة العربية وفقاً للترجمة.
التوثيق بطريقة American psychological association (APA): وهي طريقة المتابعة وفقاً لـ جمعية علم النفس الأمريكية ، وهو اختصار ( APA). - الكتاب: أسم العائلة، الاسم الأول. (التاريخ). أسم الكتاب بالخط المائل. رقم الطبعة إن وجد ط4، مكان النشر: دار النشر. مثال: حسين، ثائر. (2007). الشامل في مهارات التفكير. عمان: دار دي بونو للنشر والتوزيع. - الرسائل: أسم العائلة، ا لأسم الأول. عنوان الرسالة بخط المائل، ( رسالة ماجستير أو دكتوراه غير منشورة)، أسم الجامعة، المكان. مثال: الحسني، عوض بن حمد. تنمية القيم الأخلاقية في المرحلة الثانوية من خلال الأنشطة الغير صفية: دراسة ميدانية. ( رسالة ماجستير غير منشورة). كلية التربية، جامعة أم القرى. - المجلة العلمية: اسم العائلة، الاسم الكامل (في حالة وجود أكثر من أسم يتم الفصل بينهم بـ ؛). اسم المجلة، المجلد أو جزء (العدد)، أرقام الصفحات 103-105. على أن تكون أسم المجلة ورقم المجلد أو الجزء إن وجد بالخط المائل. مثال: الحديبي، علي بن عبد المحسن. (2012). فاعلية برنامج قائم على التعلم النشط في تنمية مهارات الكتابة الإبداعية لدى متعلمي اللغة العربية الناطقين بلغات أخرى.