عيوب الصيرفة الالكترونية [ عدل] ان من عيوبها انه يمكن اختراق حسابك ويوجد بعض الأماكن تمنع من تسجيل للدخول فيها ويوجد أيضا مخاطر تشغيلية ومخاطر استراتيجية.
إمكانية إضافة أو إلغاء بعض الأيقونات على الشاشة حسب رغبة المستخدم. قابلية النظام للتعامل مع الملفات الإلكترونية (مايكروسوفت وورد, إكسل...... الخ) وأرشفتها كملفات إلكترونية أو تحويلها الى صور والتعامل ومعها كصور مخزنة في نظام الأرشفة الإلكترونية وكذلك إمكانية التعامل مع ملفات ذات إمتداد PDF (Acrobat) وتحويلها الى صور ذات إمتداد TIFF. إمكانية نقل الصور وإعادة تنظيم المستندات وترتيب الصفحات داخل المستند. إمكانية طباعة صفحات من المستند أو طباعة كامل المستند. إمكانية تكبير وتصغير الوثيقة. إمكانية التحرك عبر صفحات المستند/السجل, وكذلك إمكانية الذهاب الى صفحة مرقمة بشكل مباشر. تسمية مباشرة للمستندات أو إمكانية الإستفادة من التسمية الأتوماتيكية التي يدعمها الأرشفة الإلكترونية. ماهي الارشفه الإلكترونيه في المصارف. خيارات البحث: سهولة إنشاء بطاقات فهرسة تحتوي على حقول تدعم خيارات البحث المتقدم بناء على نوعية الوثائق أو بناء على الجهات والادارات والاقسام والمستودعات. إمكانية تخصيص بطاقات الفهرسة (القوالب) على مستوى المجلدات أو الوثائق. إمكانية إستخدام البحث الأساسي أو البحث المتقدم حيث أن الفرق بينهما كما يلي: إمكانية البحث عن كلمة داخل النص بعد معالجة الصور وتمييز النصوص ضوئيا حيث أن هذه الخاصية تمكن المستخدم من البحث عن كلمة, كلمة أو كلمة, كلمة داخل جملة إمكانية التعامل مع جميع أنواع الوثائق وجميع المقاسات (A0, A2, A3, A4, A8, Letter وكذلك إمكانية التعامل مع الخرائط الهندسية والمخططات.... الخ يعمل النظام مع جميع أنواع الماسحات الضوئية, ويدعم جميع أنواع المساندة للماسحات الضوئية (ISIS, إمكانية التكامل والإستفادة من الباركود في عملية تصنيف المستندات أثناء عملية المسح الضوئي.
وفي الواقع فإن عملية الأرشفة وفقا لهذا المفهوم عملية نمارسها جميعا في حياتنا اليومية فأنت عندما تكتب خطابا لأحد ما فأنت تتعامل هنا مع مستند يمكن التعديل فيه والتغيير لكن بمجرد أن ترسل هذا الخطاب الى صاحبه فقد تحول الى سجل لا يمكن التعديل فيه لأنه أرسل بالفعل وهنا نحن نتحدث عن سجل مؤرشف قصرت فترة الإحتفاظ به أو زادت وإن إختلف وسلية الحفظ وطريقته. وعليه, فإن الأرشفة الإلكترونية هي ببساطة عملية إدارة السجلات والتي تضمن حمايتها وصيانتها وتسهيل الوصول إليها وتبدأ من لحظة إنشاء المستند وتنتهي بإتلافه أو تركه محفوظا للأبد, ولا تنحصر فقط في التخزين أو المسح الضوئي. أرشفة البريد الإلكتروني – 5 أسباب لماذا تعد هذه أفضل ميزة بريد إلكتروني لم تستخدمها من قبل. ويمكن تعريف السجل Record بأنه المعلومات التي يتم تسجيلها وصيانتها وإدارتها من قبل شخص أو هيئة أو منشأة إما لأغراض قانونية أو لقيمتها بالنسبة لأعمال المنشأة. ولم تعد السجلات التي على أي منشأة الإحتفاظ بها محصورة في الورق فقط, بل أصبح يشمل عدداً من مصادر المعلومات التي لم تعد تقل أهمية عن المستندات الورقية وعلى رأسها البريد الإلكتورني والرسائل الفورية وصفحات المواقع الإلكترونية والمعلومات المرسلة عبر الشبكات الإجتماعية, فكل هذه معلومات قد يتوجب تسجيلها وفقاَ لأهميتها.
أدوات إدارة السرية ، والتي تمكن السرية للسجلات ، والتأمين عليها ؛ فهي تقوم بتحديد من لديه الرؤية الصحيحة أو عرض السجل ، ويشمل ذلك قاعات التشفير ، والتوقيع ، والحفاظ على سياسات الخصوصية لنفس المستند من خلال النظام. التخزين طويل الأجل ، يوجد تقنيات تخزين خاصة لضمان الحفاظ على السجلات ، وعدم الإخلال ، أو تغييرها عبر أجهزة التخزين. الفحص والاختبار ، من العناصر المهمة للغاية لأنظمة الأرشفة الإلكترونية ، حيث يضمن عدم احتيال أي شخص على السجلات ، أو وجود أي سلوك غير مشروع قد يكون قد تم أرشفته. [2] متطلبات الأرشفة الإلكترونية نجد أن المعلومات كلها لا يشترط أن تكون ضرورية ، ونلجأ إلى الاحتفاظ بها ، وتسجيلها ، وإذا فعلنا ذلك مع جميع المعلومات التي لدينا ؛ فسوف لا نجد مكاناً لحفظها ، ومن متطلبات الأرشفة الإلكترونية أن تتبنى الأعمال استراتيجية واضحة من أجل إدارة السجلات ، وهي: تحديد المعلومات التي تم تسجيلها ، ومن عدة مصادر متنوعة. المعنى الحقيقي للأرشفة الإلكترونية | نظم إدارة المحتوى. تحديد الفئات الضرورية لوضع السجلات في كل فئة منفصلة عن غيرها. تحديد الوقت المستغرق للاحتفاظ بهذه السجلات لكل تصنيف ، ولا تحتفظ بالسجلات للأبد بدون وجود سبب لذلك. تحديد الإجراء المطلوب لإتلاف ، والتخلص من السجلات عند انتهاء فترة الاحتفاظ التي قمت بتحديدها من قبل.
مرحلة اختيار البرمجيات: وتشمل التجهيزات الالية والبرمجيات المختصة بالتصرف الإلكترونى في الوثائق والمنظومات وقواعد البيانات اللزمة ووضع الحقول المناسبة اختيار أدوات البحث وإعداد التقارير المطلوبه... إلخ. مرحلة إعداد قواعد البيانات: وتتمثل في أعداد قواعد للبيانات التي ستتضمنها حفظ ومعالجة الوثائق الإلكترونية. ثانيا: المراحل التنفيذية للأرشفة الألكترونية [ عدل] وتشمل المراحل التالية: مرحلة تحضير الوثائق والملفات مرحلة التصوير الضوئى مرحلة مراقبة وتدقيق الجودة مرحلة الفهرسة مرحلة إعداد الملفات مرحلة الحفظ والخزن مرحلة الاطلاع على الأرشيف الألكترونى أولا: مرحلة تحضير الوثائق والملفات: استبعاد الأوراق المكرره والتي لن يتم أرشفتها. تصوير بعض الوثائق القديمة يدويا حتى نستطيع تصويرها ضوئيا. إزالة الدبابيس الموجودة على الوثائق. فصل الأوراق إلى مجموعات حسب الحجم أو التي تحتوى على ألوان أو التي تحوى بيانات على الوجهين... إلخ. وضع علامات مميزه على الوثائق وتسهيل عملية تجميعها كما كانت قبل التصوير الضوئى. نظام الأرشفة الإلكترونية. ثانيا: مرحلة التصوير الضوئى: تتم عملية التصوير الضوئى للوثائق التي تم تحضيرها سابقا بواسطة أجهزة المسح الضوئى المناسبة لحجم الوثيقة ووضوحها، وعملية التصوير الضوئى هي الخطوة الأولى لتحويل الملفات الورقيه إلى ملفات إلكترونية يتم تخزينها على أجهزة الحاسب الإلى.