تعتبر وظيفة السكرتارية من الوظائف الادارية المهمة، فوظيفة السكرتارية تعتبر العمود الفقري لاي مؤسسة او شركة، فبدون وظيفة السكرتارية لا تستقيم اي شركة. كما أن هناك بعض الصفات التي يجب توافر في السكرتير فليس اي شخص يستطيع أن يكون سكرتير ناجح فاذا كنت تطمح الى العمل في وظيفة السكرتارية فيجب أن تكون على علم بصفات السكرتير الناجح وهذا ما سوف نقدمة في هذا المقال. صفات السكرتير الناجح – المحيط التعليمي. صفات السكرتير الناجح هناك بعض الصفات الشخصية التي يجب توافرها في السكرتير الناجح فكما ذكرنا سابقاً وظيفة السكرتارية ليست للجميع، ومن ضمن تلك الصفات الشخصية هي اللباقة و القدرة على التواصل بشكل جيد مع مختلف انماط البشر، كما أن سرعة البديهة و القدرة على التصرف السليم في مختلف المواقف و قوة الذاكرة من اهم الصفات التي يجب توافرها في وظيفة السكرتارية، هذا بالاضافة الى المظهر الخارجي الائق. الصفات المهنية التي يجب توافرها في وظيفة السكرتارية بالاضافة الى الصفات الشخصية هناك بعض الصفات المهنية التي يجب أن تتوفر في السكرتير الناجح، فيجب أن يكون السكرتير حاصل على مؤهل عالي، بالاضافة لذلك فيجب على السكرتير أن تتوفر فية بعض المهارات اللغوية فيجب على السكرتير الناجح اتقان اللغة الانجليزية و اتقان مهارات الحاسب الالي.
الاحتفاظ بملاحظات دقيقة دائمًا ما تظهر المعلومات المهمة للشركة ومدير الأعمال في الاجتماعات أو المكالمات الهاتفية، ويعرف السكرتير الناجح كيفية الاحتفاظ بملاحظات تفصيلية حول ما يجري حتى يمكن الاطلاع عليها لاحقًا دون نسيان، وهذه التفاصيل هي جدول زمني محدد، شركة الاقتراحات ومعلومات الطوارئ للإدارة، إلخ. يمتلك مهارات الاتصال يقال إن السكرتير الناجح هو بوابة وفم الشركة، ولهذا يجب أن يتمتع بمهارات اتصال ممتازة خاصة عند التواصل المباشر مع أصحاب المصلحة والموظفين والعملاء، ولديه القدرة على وضع الكلمات في رسائل البريد الإلكتروني القصيرة والمكالمات الهاتفية. إدارة وحل المشكلات في كثير من الحالات يكون السكرتير معرضاً بشكل خاص لضغوط العمل الناتجة عن ظهور المشاكل سواء الإدارية الطارئة أو المتعلقة بموظفي الشركة أو العملاء، وبالتالي يجب أن يكون لديه القدرة على حل هذه المشاكل وتوجيهها من أجل تسهيل الإدارة. التعامل معهم حيث أن هناك مشاكل تتطلب جدولة مواعيد طارئة أو التعامل مباشرة مع أصحاب المشكلة. القدرة على الكتابة ظاهريًا، قد تكون سمة بديهية، لكنها سمة ضرورية جدًا لوظيفة السكرتارية. صفات السكرتير الناجح - البوابة التعليمية. يجب أن يكون السكرتير الجيد ماهرًا في الكتابة مع توازن لغوي كبير يمكّنه من إدارة الكلمات والمعاني والالتزام بالقواعد اللغوية التي تؤكد جودة الشركة، بالإضافة إلى قدرته على الكتابة بسرعة أيضًا، وذلك لأن الأكثر من مهامه مرتبطة بهذه المهارة من حيث الرسائل المكتوبة ورسائل البريد الإلكتروني وة العقود وما إلى ذلك.
التركيز على التواصل الواضح الاعتماد على مهارات الأتصال يُمكنك من التواصل بشكل مباشر مع الذين تتفاعل معهم ؛ فنجاحك في كتابة بريد إلكتروني مميز ، وموجز وبه كافة المعلومات التي تريد أن تقدمها لأصحاب المصلحة ، سيجعل لديك ميزة كبيرة في التواصل بشكل فعال ، وكذلك التحدث بلباقة ، ووضوح سواء داخل المؤسسة ، أو خارجها مع أصحاب العمل. مؤهلات السكرتير الناجح لا تركز أغلبية المنظمات والمؤسسات على أهمية الشهادة الأكاديمية ، وفي معظم الشركات نجد إن المطلوب في شغل وظيفة السكرتارية أن يكن المتقدم للعمل لديه شهادة في اللغة الإنجليزية ، وعلى علم بتكنولوجيا المعلومات والأعمال ، ونجد إن الأقلية من هذه المنظمات يطلبوا الحصول على درجة علمية. تطلب معظم الشركات من المتقدمين أن يكونوا ممتلكين لخبرة في مجال العمل ، ويمكنهم اكتساب الخبرة من خلال وكالات التوظيف ، وذلك يؤدي لهم الحصول على عمل دائم. ماهي صفات السكرتير الناجح؟. تتوفر العديد من الدورات ، والتدريبات عن السكرتارية عبر الإنترنت ، أو عن طريق التعلم عن بُعد. تطلب معظم المنظمات من المتقدم أن يكن قادراً على كتابة عدد محدد من الكلمات في الدقيقة الواحدة ، أو أن يكن لديه خبرة في مجال التنميط الصوتي ، ويتوقف ذلك على نشاط ، وطبيعة ، ودور الشركة ، أو المؤسسة.
القدرة على التعامل الجيد مع مختلف تطبيقات الكومبيوتر الذي تساعد على تنظيم العمل والوثائق الرسميّة لسهولة الوصول إليها وقت الحاجة. التمتع بالمهارات العامة التي تُساعد على التعامل مع الموظفين والمراجعين وضيوف المؤسسة أو الشركة بشكلٍ جيد. التمتع بقدرةٍ كبيرة على التعامل مع مختلف الأدوات التي تتواجدُ في مكتب الإدارة كالطابعة، الفاكس، برامج الانترنت، وأخذ معلومات عامة عن كيفيّة إصلاحها بشكلٍ سريع في أوقات الضرورة. تنفيذ إجراءات البريد الصادر والوارد، وكيفيّة إدارة وتداول المراسلات الداخليّة بين الإدارات بالمنظمة. امتلاك مهارات كبيرة في إعداد التقارير الضرويّة لتنظم أمور المؤسسة والتي يطلبها المدير بشكلٍ دائم. القدرة على التفاوض الفعّال مع الآخرين بشكلٍ جيد وتقبّل الرأي الآخر. التمتع بقدرةٍ عاليّة على أرشفة كافة المعلومات التي تخص العمل للرجوع إليها وقت الضرورة. امتلاك مؤهل علمي في نفس المجال. ثالثاً: أهم المهارات الأخلاقيّة التي يجب أن يتمتع بها السكرتير الناجح التمتّع بالصدق التام الذي يُعتبرسمة من سمات السكرتير الناجح. الأمانة وعدم إفشاء الأسرار التي تخص العمل. العمل بنزاهةٍ كبيرة وإخلاص.
يجب ايضاً أن يمتلك السكرتير مهارات كتابة التقارير و العمل الارشيفي و غيرهم من المهارات الادارية المهمة لوظيفة السكرتارية. ما هى VAPULUS ؟ VAPULUS هي وسيلة دفع وتسويق عن طريق الهاتف وأقوى مزوّد حلول مدفوعات في الشرق الأوسط و جنوب افريقيا، تقوم بتزويد الخدمة لكلا من رواد الأعمال والأفراد واضعين نصب أعيننا توفير تجربة دفع رائعة للتاجر المصحوبة بمميزات التسويق الرقمي والتحليلات، حيث تتنوع وسائل الدفع الرقمي، فإن نظام التشغيل يقبل بطاقات الصراف الآلي وبطاقات الإئتمان و المحافظ الرقمية علي حدٍ سواء، مما يتيح الفرصة لتوفير خدماتنا لفئة الغير متعاملين مع البنوك بحرية. تطبيق VAPULUS عبر الهاتف يمنح مستخدميه إمكانية الشراء عبر الانترنت والشراء من داخل المحال التجارية ودفع فواتيرهم بالطريقة المفضلة لديهم من خلال الهاتف أو الجهاز اللوحي أو الحاسب الشخصي.
- أن يكون قادرا على التعبير وصياغة المراسلات وإيصال المعلومة بسلاسة. - أن يكون لدية مبادئ الترجمة وإيجاد المسميات والمصطلحات والتأليف. - أن يكون قادرا على نظم اللوائح الداخلية وتنظيم العمل وتطبيق النظام. - أن يجيد استخدام قواعد الاتصالات واستخدام الهاتف وآداب الحديث. - أن يكون لدية روح الفريق بالعمل وكيفية اكتساب ولاء الموظفيــن. - أن يكون ملما بالمعلومات الفنية الإدارية العامة وطرق قياس الرأي العام. - أن يكون مطلعا على قوانين العمل والنظام الداخلي وقوانين الدولة. - أن يكون قادرا على التعامل مع تنظيم الحجوزات والطيران والفنادق. - أن يكون قادرا على تحليل البيانات الإحصائية والمالية وتدقيقها. - أن يكون له القدرة على حفظ المعلومات وأرشفتها والرجوع إليها. - أن يقبل النقد البناء والمقترحات بصدر رحب يتفاعل مع الخبراء. - الالتزام بالمواعيد والصدق والإخلاص والأمانة في العمل ليكون مثالا وقدوة. - أن يكون لدية القدرة على الحصول على مصادر المعلومات العالمية والمحلية. - أن يكون قادرا على الإقناع والتفاوض والتسويق الإداري.
يؤدي السكرتير دوراً مهماً في أي مؤسسة أو شركة، فهو المسؤول مثلاً عن تنظيم أمور الإدارة، كترتيب جدول الأعمال، تنظيم الوقت، وحفظ العديد من الأسرار التي تخص العمل والمؤسسة، ولكي تنجح في أداء هذهِ المهمة الوظيفيّة بشكلٍ جيد ومتقن لا بُدّ من أن تتمتع ببعض المهارات الشخصيّة والعمليّة التي سنُعرفك عليها من خلال السطور التاليّة. أولاً: أهم المهارات الشخصيّة التي يجب أن يتمتّع بها السكرتير الناجح الاهتمام بالشكل الخارجي وارتداء الملابس النظيفة والأنيقة والرسميّة التي تتناسب مع جو العمل والإدارة. قوة الشخصيّة والتمتع بثقةٍ كبيرة في النفس. حسن التصرف والتعامل مع الناس بشكلٍ لائقٍ ومهذب. الطلاقة بالحديث والتكلّم مع الآخرين بلغةٍ واضحة ومفهومة، وبصوتٍ منخفض بعيداً عن الصراخ. القدرة على إدارة العمل بانتظام ودقة. التمتّع بالهدوء والإلتزام والمرونة في التعامل مع الآخرين. الولاء للشركة أو المؤسسة التي يعمل بها. التمتّع بهدوء الأعصاب والابتعاد عن التعصيب والتوتر. الإلتزام بقوانين المؤسسة وعدم مخالفتها، كالامتناع عن الضحك بصوتٍ مرتفع، عدم التدخين أو تناول الطعام في المكتب. ثانيّاً: أهم المهارات العمليّة التي يجب أن يتمتع بها السكرتير الناجح تعلّم العديد من اللغات التي تساعد على التعامل الجيد مع مختلف الشركات المنتشرة في العالم.
ولكنه يفضل المعاملة اللينة من قبل الآخرين خاصة المحيطين به. ومن الممكن إعطاء الطفل بعض المكافآت في حال أن قام بالنوم خلال الموعد المحدد من قبل الأسرة. ويفضل أن يتم التعرف على نوعية الأشياء المفضلة من قبل الطفل وإعطائها له كـ مكافأة عند القيام بالأمر. إخفاء الألعاب وكافة الأشياء التي تلهية خلال النوم قد تتبع بعض الأسر طريقة تنويم الطفل العنيد الماضية ولكن دون جدوي، خاصة في ظل وجود الألعاب والأشياء التي يفضل الطفل اللعب بها أمامه. وفي تلك الحالة يجب على المحيطين به أن يقوموا بإخفاء جميع الألعاب والأشياء التي تتسبب في إلهاء الطفل حتى لا تلفت إنتباه على الإطلاق ويشعر بأجواء النوم. تهيئة الجو المحيط بالطفل للنوم يجب على المتواجدين في المنزل أن يقوموا بتهيئة الجو العام من أجل الدخول للنوم. والتي تتمثل في الهدوء التام وإغلاق الأنوار والكثير من الأمور الأخرى التي تشعر الطفل أنه يجب عليه النوم. ويجب أن يتم ترك إضاءة خفيفة للطفل من حوله حتى لا يعاني من الاضطرابات خلال النوم وينام بشكل مريح. قد يهمك:- علاج المغص عند الرضع عدم الحديث مع الطفل أو التواصل بالعين معه من بين الأخطاء التي يقع بها البعض عن تنويم الطفل العنيد هو التواصل معه بالعين أو الحديث.
وضع الرضيع دائمًا على ظهره وليس على جانب المعدة. عدم وضع أي شئ آخر على السرير وذلك بإبعاد الألعاب والشراشف من السرير. استعمال سطح ثابت ناعم للتأكد من أن سرير الرضيع يوافق معايير السلامة العامة. القيام بارتداء الرضيع ملابس مناسبة لدرجة حرارة الجو مع تجنب التسخين الزائد لتجنب التعرق. طريقة تنويم الرضع تعرف دورة نوم الرضع بأنها قصيرة ولكنها ضرورية لنمو الدماغ وهناك مجموعة من الطرق لتنويم الرضع ومنها: إعطاء الرضيع فرصة للقيلولة بين الحين والآخر: ففي الشهور الأولى لا يستطيع الرضيع الاستيقاظ لأكثر من ساعتين وفي حالة عدم تنويهم يصابون بالتعب وبصعوبة في النوم. مراقبة وجود علامات تعب على الطفل: فيجب ملاحظة أي علامات تدل على تعب الطفل كفرك العيون أو شد الأذنين أو أنه يبدو عصبيًا أكثر من اللازم فكلها علامات تدل على النعاس ومع الوقت تستطيع الأم تحديد نمط معين لنوم الطفل. تعليم الطفل الفرق بين الليل والنهار: ففي الأيام القليلة يصعب على الطفل تحديد الفرق بين الليل والنهار لكن بعد مرور أسبوعين يستطيع التفرقة بينهما فعند استيقاظه في النهار لابد من اللعب معه وابقاء الاضاءة جيدة في المنزل ولا داعي للتخفيف من الضجيج أما في حالة استيقاظه في الليل لابد من خفض الاضاءة وعدم اللعب معه حتى يستطيع التفرقة.
08-11-2011, 06:54 PM #1 طريقة التعامل مع الطفل العنيد بالطبع نحن جميعاً نتمنى أن يتمتع أطفالنا بأخلاق طيبة وأن يتعلموا الفرق بينن الصواب والخطأ، ولكن ليس ذلك دائماً سهل، خاصةً إذا كان الطفل عنيداً ويقابل كل ما تقولينه بكلمة)لا( لا شك أن التعامل مع الطفل العنيد شئ صعب وأحياناً ينفذ صبرك قبل أن ينفذ صبره هو، ولكن هناك طرق فعالة للتعامل مع العند حتى يكون بيتك مكاناً هادئاً بدلاً من أن يصبح ميداناً للمعارك! هل من الطبيعى أن يكون طفلى عنيداً بهذا الشكل؟ إن العند صفة طبيعية جداً فى الأطفال، وكل طفل عنيد إلى حد معين، لأن من طبيعة الطفل أن يختبر البيئة المحيطة به لكى يعرف مداه. لكن الأطفال لا يعرفون حدودهم ومن مهمة الأبوين أن يضعا لهم هذه الحدود. الطفل منذ صغر سنه يكتشف أنه شخصية مستقلة وله القدرة الذاتية على التفكير واتخاذ القرارات لنفسه، وكذلك القدرة على الاعتراض على أى شئ لا يعجبه، يبدأ ذلك عندما يبدأ الطفل فى اكتشاف العالم من حوله ويقابل كثيراً بعبارات مثل،)لا، لا تفعل ذلك( أو)لا تلمس هذا( عندئذ يبدأ الطفل فى الاعتراض ويحاول أن يفعل ما يريده بغض النظر عما يقوله أبويه. هنا يبدأ دور الأبوين فى تهذيب طفلهما، فكلما كان ذلك مبكراً كلما كان أفضل.